Politique de confidentialité

Qui nous sommes, et nos deux rôles

Acquitonline est exploité par The Blue Agency, au Québec, Canada. Vous pouvez nous écrire à hello@acquitonline.com. Dans cette politique, « nous » désigne The Blue Agency et « l'application » désigne le produit Acquitonline à app.acquitonline.com.

Nous traitons les renseignements personnels dans deux rôles distincts, et la différence détermine à qui adresser votre demande.

Pour les personnes qui s'inscrivent — propriétaires d'entreprise et membres d'équipe invités — et pour les visiteurs de ce site, c'est nous qui décidons pourquoi et comment les renseignements sont utilisés. Nous en sommes directement responsables.

Pour les renseignements qu'une entreprise saisit au sujet de ses propres clients, c'est l'entreprise qui décide. Nous ne faisons que les détenir et les traiter pour qu'elle puisse facturer. Si vous êtes le client d'une entreprise qui facture avec Acquitonline et que vous souhaitez faire corriger ou supprimer vos coordonnées, adressez-vous d'abord à cette entreprise; nous l'aiderons à le faire, et nous donnerons suite à une demande qui nous est adressée directement lorsque la loi l'exige.

Ce que nous recueillons

Nous recueillons ce dont la facturation a besoin et ce qui permet au service de tenir debout. Rien n'est acheté auprès de courtiers en données, et rien n'est recueilli à des fins publicitaires.

Votre compte

Votre nom, votre adresse courriel, la langue que vous préférez et un mot de passe. Le mot de passe est pris en charge par notre fournisseur d'authentification et n'est conservé que sous forme d'empreinte — nous ne voyons jamais le mot de passe lui-même et ne le stockons pas.

Votre entreprise

Dénomination légale, adresse, numéro de téléphone, site web, numéros d'inscription à la TPS et à la TVQ, logo et couleur d'accent, conditions de paiement, taux de taxe, règles de numérotation et les instructions de paiement hors ligne que vous choisissez d'imprimer sur vos factures.

Vos clients, tels que vous les saisissez

Nom du client, nom de la personne-ressource, adresse courriel, numéro de téléphone, adresse de facturation, langue, devise, conditions de paiement et les notes que vous ajoutez. Vous choisissez ce qui figure ici; nous le détenons pour vous.

Factures et argent

Numéros de facture, dates, descriptions de lignes, quantités, montants, remises, les taux de taxe tels qu'ils étaient le jour de l'envoi du document, les paiements et les remboursements, le mode utilisé, et la référence du processeur de paiement pour un paiement par carte ou par débit bancaire. Les données de carte ou de compte d'un payeur ne nous parviennent jamais : elles vont directement au processeur. La seule exception est entre vos mains : les instructions de paiement hors ligne que vous choisissez de publier sont du texte libre, donc les coordonnées bancaires que vous y inscrivez sont conservées telles quelles et imprimées sur vos factures, puisque c'est leur raison d'être.

Qui a fait quoi

Un journal des actions posées dans votre compte — qui a envoyé, annulé, remboursé ou modifié quelque chose, et quand. Il existe pour qu'un incident puisse être reconstitué. Il est conservé tant que l'entreprise existe, et il est effacé avec elle.

Les courriels que nous envoyons pour vous

Chaque facture, rappel et reçu est mis en file avec son adresse de destination, sa langue et les valeurs qui y sont imprimées, afin qu'un envoi échoué puisse être repris et que vous puissiez voir ce qui est parti. Nous consignons aussi le résultat de livraison que notre fournisseur de courriel nous rapporte, y compris un retour d'adresse invalide.

Renseignements techniques

Votre adresse IP, utilisée pour limiter le débit des tentatives de connexion, des inscriptions, des envois de formulaire et des paiements, et pour la vérification anti-robot. Nous ne l'inscrivons pas dans nos propres tables de facturation — c'est une clé de compteur de courte durée qui expire d'elle-même — et elle ne sert jamais à vous profiler. Deux autres endroits la détiennent : notre fournisseur d'authentification tient son propre relevé de l'activité de connexion, comme le fait un tel service, et nos relevés de diagnostic des événements de sécurité, comme une connexion refusée, portent l'adresse d'où provenait la tentative. Les liens de paiement sont retirés de tous avant leur écriture.

Le formulaire de contact de ce site

Votre nom, le nom de votre entreprise, votre adresse courriel, un numéro de téléphone facultatif, les sujets que vous cochez et votre message. Le tout nous est acheminé par courriel et une personne y répond. Rien n'est conservé dans une base de données et cela ne vous inscrit à rien — aucune infolettre, aucune liste.

Pourquoi nous l'utilisons

Pour vous rendre le service auquel vous vous êtes inscrit : créer, numéroter, envoyer et suivre des factures, encaisser des paiements, émettre les factures d'abonnement selon l'échéancier, envoyer des rappels et maintenir les accès de votre équipe.

Pour que le service reste sûr et fonctionnel : limiter les abus, vérifier qu'un envoi de formulaire provient d'une personne, détecter et corriger les pannes, et tenir un registre opérationnel des événements liés à la sécurité.

Pour vous répondre lorsque vous nous écrivez.

Pour respecter les obligations que la loi nous impose, notamment répondre à une demande judiciaire valide.

En vertu des lois québécoise et canadienne sur la protection des renseignements personnels, nous nous appuyons sur votre consentement, sur ce qui est nécessaire à la fourniture du service que vous avez demandé et — pour les usages de sécurité ci-dessus — sur notre intérêt légitime à garder le service disponible et intègre. Nous ne vendons pas de renseignements personnels, nous ne les louons pas, et nous ne les utilisons pas pour entraîner des modèles d'apprentissage automatique.

Témoins

Nous utilisons des témoins nécessaires au fonctionnement de l'application. Nous n'utilisons pas de témoins publicitaires et nous n'exploitons aucun traceur d'analyse, ni dans l'application ni sur ce site. Ce site ne dépose aucun témoin.

Les témoins propres à l'application, plus la seule paire tierce qu'une page de paiement entraîne, forment la liste complète :

acquit_session

Votre session ouverte. Lisible par le serveur seulement, restreint au même site, et sécurisé en production.

sb-…-auth-token

Les jetons d'accès et de rafraîchissement émis par notre fournisseur d'authentification à la connexion. Lisibles par le serveur seulement, restreints au même site, et sécurisés en production.

acquit_recovery

Un marqueur déposé pendant la réinitialisation de votre mot de passe, pour que le formulaire sache que c'est bien vous qui terminez l'opération. Ce qu'il autorise expire en quinze minutes; le témoin lui-même est volontairement conservé aussi longtemps qu'un témoin de session, afin qu'un lien de réinitialisation déjà utilisé ne devienne pas discrètement une porte d'entrée plus tard. Lisible par le serveur seulement, et effacé dès la connexion comme à la déconnexion.

lang

Si vous lisez en français ou en anglais. C'est une simple préférence et non un secret : contrairement aux trois précédents, il n'est pas réservé au serveur. Il dure un an et vous pouvez l'effacer dans votre navigateur.

__stripe_mid, __stripe_sid

Déposés par Stripe, et non par nous, uniquement sur la page de paiement publique lorsqu'une entreprise a connecté les paiements en ligne — cette page charge le script de Stripe pour recueillir les données de carte que nous ne voyons jamais. Ce sont les témoins antifraude de Stripe, régis par la politique de confidentialité de Stripe.

Qui d'autre le traite

Nous faisons appel à un petit nombre de fournisseurs pour exploiter Acquitonline. Chacun ne reçoit que ce que sa tâche exige, chacun est tenu par contrat de traiter les renseignements suivant nos instructions, et la liste est exhaustive — un fournisseur qui n'y figure pas n'est pas dans le circuit.

Supabase

Notre base de données et notre authentification. Détient votre compte, votre entreprise, vos clients et vos factures. La base de données est hébergée dans la région AWS ca-central-1, au Canada.

Vercel

Héberge et sert l'application et ce site. Voit les requêtes de votre navigateur, y compris votre adresse IP.

Stripe

Encaisse les paiements par carte et par débit bancaire sur la page de paiement publique. Les données de paiement de votre client vont directement à Stripe et n'atteignent jamais nos serveurs; nous ne conservons que la référence du paiement chez Stripe, son montant et son statut. L'argent est versé dans votre propre compte Stripe, pas dans le nôtre.

Resend

Achemine les factures, rappels et reçus que vous envoyez, et nous rapporte s'ils sont arrivés; il nous transmet aussi le formulaire de contact de ce site. Voit l'adresse du destinataire et le texte du message. Le PDF de la facture n'y est pas joint : le message contient un lien, et le document est produit et transmis au moment où votre client l'ouvre.

Upstash

Un registre Redis qui contient les compteurs de limitation de débit. Voit une adresse IP, ou une adresse IP jumelée à une empreinte à clé d'une adresse courriel — jamais l'adresse elle-même — sous forme de clé de compteur de courte durée qui expire d'elle-même.

Sentry

Diagnostic des erreurs, activé uniquement lorsque nous le configurons. Ce qui s'y rend, c'est une panne, le chemin de code d'où elle vient et un peu de contexte. Les liens de paiement en sont retirés avant toute écriture, chez Sentry comme dans nos propres journaux — et nous n'en prétendons pas davantage : le relevé d'un événement de sécurité, comme une connexion refusée, porte volontairement l'adresse IP d'où il provient.

Cloudflare

Exécute la vérification anti-robot Turnstile, lorsqu'elle est configurée : à l'inscription, à la connexion et à la demande de réinitialisation du mot de passe, sur le formulaire de contact de ce site, et sur la page de paiement publique avant qu'une carte ne soit débitée. Voit la réponse au défi et l'adresse IP à l'origine de la requête — y compris celle de votre client, dans ce dernier cas.

GitHub

Conserve notre sauvegarde planifiée de la base de données, lorsqu'elle est configurée. Elle est chiffrée avant de nous quitter et GitHub n'en stocke que le texte chiffré, qu'il ne peut pas lire; chaque copie est supprimée après trente jours.

Où les renseignements sont conservés

Vos données de facturation résident dans une base de données canadienne — la région AWS ca-central-1, près de Montréal.

Les serveurs qui exécutent l'application ne sont pas restreints à un seul pays, et nos fournisseurs de courriel, de rapport d'erreurs, de limitation de débit et de vérification anti-robot opèrent à l'échelle mondiale. Ainsi, même si vos dossiers reposent au Canada, les requêtes et les courriels que vous envoyez par notre entremise peuvent être traités ailleurs, notamment aux États-Unis, et sont alors soumis aux lois de ces territoires. Lorsque la loi exige une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée avant une communication hors du Québec, nous la réalisons.

Combien de temps nous les conservons

Tant que votre compte est ouvert, nous conservons les dossiers de votre entreprise aussi longtemps que vous les voulez — une facture est un document dont vous pourriez avoir besoin dans plusieurs années, et il ne nous appartient pas de le faire expirer.

Tout le reste est plus court, par conception. Les compteurs de limitation de débit expirent d'eux-mêmes à l'intérieur de la fenêtre qu'ils surveillent, généralement de quelques minutes à une heure. Les liens de paiement expirent selon l'échéance fixée à l'envoi de la facture. Les enregistrements de courriels envoyés sont élagués lorsqu'ils ne servent plus à reprendre ou à expliquer une livraison. Les enregistrements de diagnostic suivent la rétention de notre fournisseur, qui se compte en semaines, non en années.

Un enregistrement de courriel dure volontairement plus longtemps que les autres. Lorsque la boîte de réception d'un client refuse définitivement notre message, ou qu'une personne le signale comme pourriel, nous conservons une note de cette adresse afin de cesser de lui écrire — réécrire reviendrait à ignorer une réponse déjà reçue. Cette note est conservée par entreprise, elle est montrée à l'entreprise à côté de l'adresse qu'elle concerne, et elle demeure jusqu'à ce que l'entreprise nous indique que la boîte fonctionne de nouveau, corrige l'adresse, ou supprime son compte.

Lorsque vous supprimez votre compte, nous ne gardons pas vos dossiers au cas où. La section suivante décrit exactement ce qui se passe.

Vos obligations comptables vous incombent. Au Canada, une entreprise doit généralement conserver ses livres et registres pendant six ans. Enregistrez ce dont vous avez besoin avant de supprimer quoi que ce soit — chaque facture se télécharge en PDF depuis sa propre page, et une copie complète se demande auprès de nous. Une fois supprimé, nous ne pouvons pas le reproduire.

Supprimer votre compte

Vous pouvez supprimer votre compte vous-même, depuis l'application, sans nous écrire et sans attendre l'approbation de qui que ce soit. Ouvrez Réglages, puis Compte.

Si vous êtes propriétaire de l'entreprise, vous pouvez supprimer l'entreprise et tout ce qu'elle contient. Cela efface, définitivement et immédiatement : le profil et l'image de marque de votre entreprise, vos numéros d'inscription fiscale, vos taux de taxe et vos séries de numérotation, vos instructions de paiement hors ligne, votre connexion Stripe, chaque fiche client, chaque facture avec ses lignes et ses taxes figées, chaque abonnement, chaque paiement, attestation de retenue et remboursement consigné, chaque lien de paiement, chaque courriel en file ou envoyé et chaque note indiquant qu'une adresse a refusé nos courriels, le journal de qui a fait quoi, les accès de votre équipe, et l'identité de connexion de toute personne dont c'était le seul compte. Il n'y a ni délai de grâce ni corbeille — une fois la confirmation complétée, c'est parti.

Si vous êtes membre de l'équipe plutôt que propriétaire, vous pouvez quitter l'entreprise. Votre accès est retiré et votre identité de connexion est supprimée avec lui, à moins que vous n'apparteniez à une autre entreprise sur Acquitonline. Les factures de l'entreprise restent avec l'entreprise, car ce sont ses dossiers et non les vôtres. Si vous êtes le dernier propriétaire, quitter n'est pas possible — supprimez plutôt l'entreprise, ou cédez d'abord la propriété à quelqu'un d'autre.

Deux limites, énoncées franchement. Les paiements déjà encaissés sont également consignés par Stripe, sous votre propre compte Stripe et selon ses règles de conservation; supprimer ici ne supprime pas là-bas, et vous pouvez vous adresser directement à Stripe. Et lorsqu'une copie de vos données figure dans une sauvegarde opérationnelle chiffrée, elle est effacée à l'expiration de cette sauvegarde plutôt qu'au moment où vous appuyez sur le bouton.

Vous pouvez aussi écrire à hello@acquitonline.com et nous demander de le faire. La demande par courriel donne le même résultat que le bouton; elle prend seulement plus de temps.

Vos droits

La Loi 25 du Québec et la LPRPDE fédérale vous confèrent des droits sur vos renseignements personnels, et vous pouvez exercer la plupart d'entre eux vous-même dans l'application.

Si vous êtes hors du Canada, les mêmes droits vous reviennent en vertu de votre propre loi. Acquitonline accepte les inscriptions d'entreprises du Canada, des États-Unis, du Royaume-Uni, de la France, de l'Allemagne, des Émirats arabes unis et de l'Égypte : pour bien des lecteurs, cette loi est donc le RGPD ou le RGPD britannique, qui nomment ces droits accès, rectification, effacement, portabilité, limitation et opposition. Ils s'exercent de la même façon : la section ci-dessus, ou un courriel. Vos dossiers sont conservés au Canada, que la Commission européenne reconnaît comme offrant un niveau de protection adéquat pour les renseignements personnels traités par les organisations assujetties à la LPRPDE.

Savoir et accéder

Demander ce que nous détenons à votre sujet et en obtenir une copie. L'essentiel est déjà à l'écran dans l'application.

Rectifier

Corriger ce qui est inexact. Vos coordonnées et celles de votre entreprise se modifient dans les Réglages.

Supprimer

Supprimer votre compte et vos données, comme décrit ci-dessus, ou nous demander de le faire pour vous.

Portabilité

Recevoir les renseignements que vous nous avez fournis dans un format technologique structuré et couramment utilisé, ou nous demander de les transmettre à un tiers lorsque la loi le prévoit. Il n'existe pas encore d'exportation en un clic dans l'application : celui-ci se demande, écrivez-nous et nous le produirons.

Retirer votre consentement

Retirer votre consentement à tout moment, ce qui, pour un service comme celui-ci, revient à fermer votre compte. Le retrait n'annule pas ce qui a été fait licitement auparavant.

Porter plainte

Si notre réponse ne vous satisfait pas, vous pouvez porter plainte auprès de la Commission d'accès à l'information du Québec ou du Commissariat à la protection de la vie privée du Canada.

Comment nous les protégeons

Toute requête qui atteint les données de votre entreprise doit passer par l'une de trois portes, chacune vérifiée pour elle-même : une session ouverte, un lien de paiement dont nous ne conservons le secret que sous forme d'empreinte, ou une notification signée d'un fournisseur que nous avons vérifié. L'accès d'une entreprise aux données d'une autre est refusé par la base de données elle-même, et non seulement par l'interface.

Le trafic est chiffré en transit. Les mots de passe sont conservés sous forme d'empreintes par notre fournisseur d'authentification. Les tentatives de connexion, d'inscription et de réinitialisation de mot de passe sont soumises à une limitation de débit. Les liens de paiement n'atteignent jamais une ligne de journal ni un rapport d'erreur — seule leur empreinte est conservée ou imprimée.

Aucun système n'est parfait. Si un incident de confidentialité présente un risque de préjudice sérieux, nous en aviserons la Commission d'accès à l'information du Québec ainsi que les personnes concernées, comme la loi l'exige.

Enfants

Acquitonline est un outil destiné aux entreprises et ne s'adresse pas aux enfants. Nous ne recueillons pas sciemment de renseignements personnels auprès d'une personne de moins de 14 ans. Si vous croyez qu'un enfant nous a transmis des renseignements, écrivez-nous et nous les supprimerons.

Modifications de cette politique

Lorsque cette politique change, nous mettons à jour la date en haut de la page. Si une modification touche de façon importante l'usage que nous faisons de renseignements que vous nous avez déjà confiés, nous en aviserons les titulaires de compte par courriel avant son entrée en vigueur.

Pour nous joindre

Écrivez à hello@acquitonline.com pour toute question sur cette politique, toute demande concernant vos renseignements, ou toute plainte. Nous répondons en français comme en anglais, et nous traitons les demandes d'exercice de droits dans le délai prévu par la loi — trente jours sous la Loi 25.

Acquitonline est un produit de The Blue Agency, Québec, Canada.